3. Kontakt med en utdanningsinstitusjon
Den andre forutsetningen er at søknaden fremmes gjennom en av de norske høyere utdannings-institusjonene som tilbyr skapende og/eller utøvende kunstutdanning. Oversikt over de aktuelle institusjonene finnes på programmets hjemmesider.
De søkerne som programstyret tar opp som stipendiater til programmet, tilsettes ved den institusjonen som har formidlet søknaden. Man behøver ikke være tilsatt eller på annen måte tilknyttet en slik institusjon på forhånd, men det er en forutsetning at det er opprettet kontakt med en av disse institusjonene i god tid før søknaden skal innleveres.
Stipendiatstillingene i programmet vil normalt være finansiert av gjennom programmet. Institusjonene kan også benytte egne midler til å finansiere stipendiatstillinger. Også stipendiater som ikke er finansiert gjennom programmet skal godkjennes av styret.
I reglementet for stipendprogrammet er det fastslått en grunnleggende ansvarsdeling for stipendiaten mellom stipendprogrammet og institusjonen:
- Stipendiatens deltakelse i programmet reguleres av reglementet;
- Stipendiatens tilsettingsforhold ved institusjonen reguleres av den arbeidsavtalen som inngåes mellom arbeidsgiver og arbeidstaker når arbeidsforholdet opprettes.
Fordi det er institusjonen som blir arbeidsgiveren, må en rekke forhold knyttet til søknaden være avklart med institusjonen på forhånd. Blant annet:
- Institusjonen må forplikte seg til å tilsette den/de søker(e) programstyret velger ut som deltagere i programmet:
- Kandidat og institusjon må ha en felles forståelsesramme for prosjektets målsetning og gjennomføring;
- Institusjonen må kunne tilby et relevant faglig fellesskap for gjennomføringen av prosjektet;
- Institusjonen må kunne tilby egnet arbeidsplass i tilsettingsperioden;
- Stipendiaten må få tilgang til det utstyr og materiell som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet;
Institusjonen skal på selvstendig grunnlag vurdere hvilke søkere de vil fremme for programstyret. Det kan være mange grunner til at en institusjon velger å ikke føre en søknad videre til programstyret. Dette kan bl.a. skje dersom søkerens prosjekt ikke er relevant for institusjonen, kvaliteten på søknaden ikke er god nok, institusjonen ikke har den nødvendige kapasitet eller søkeren ikke fremstår som egnet for ansettelse.